Правила деловой переписки для копирайтера и не только

Правила деловой переписки – это первое, что следует изучить человеку, который собирается начать работать через интернет. Я, например, предпочитаю общаться с моими клиентами только по электронной почте.

Почему? Сейчас я вам расскажу одну коротенькую историю, которая произошла со мной в самом начале моей карьеры веб-автора. А потом вы уже сами решайте, права я или нет.

Правила деловой переписки. Почему только e-mail

Случилось это довольно давно, а если быть более точной, то на второй год моей работы в интернете. Как-то раз я получила письмо от человека, который был главным редактором Томской онлайн-газеты. И требовались в эту газету журналисты, которые работали бы удалённо и писали новости.

Что ж, работа была довольно простой. И я решила попробовать. Но общаться клиент хотел только по телефону. Замечательно, не так ли? Никакой тебе переписки, никаких усилий набора букв на клавиатуре, живое общение с человеком…

Как бы не так! Целый час я выслушивала рассказ о том, как трудно в нашем современном мире найти хорошего журналиста, который бы согласился работать за 15 тысяч в месяц. Целый час мне рассказывали о том, какой замечательный город Томск, и что я обаятельно там должна побывать.

И при этом я не могла вставить в этот монолог моего клиента ни слова. В итоге, когда мы, наконец, попрощались, то оказалось, что я из этого часового разговора так и не смогла уяснить самые важные вопросы – есть ли у меня фиксированное время работы, будет ли оплата за символы или за месяц работы, где брать нужные новости и картинки к ним, и даже какой длины должен быть пост.

Пришлось мне всё это писать в письме. И уже таким образом выяснять все детали той работы. Что было дальше? Проработала я журналистом томской онлайн-газеты всего неделю – заказчик оказался не слишком сознательным.

Но зато теперь я практически не использую телефонные разговоры, Skype и другие средства связи. Идеальный вариант для меня только e-mail.

Какие правила деловой переписки стоит соблюдать копирайтеру? 6 основных пунктов

Помните, что заказчики – это не ваши друзья и не подруги. И, скорее всего, никогда ими не станут. Поэтому всё, что вы позволяете себе в переписке с родственниками, близкими, знакомыми или друзьями – забудьте раз и навсегда.

Деловое общение строится совсем иначе. Давайте разбираться.

Не стоит разбавлять переписку смайликами и всевозможными улыбочками

Для многих смайлики в переписке – это показатель того, что человек относится к вам не вполне серьёзно. И как же ему можно доверить важную работу, например, создать сайт для процветающего бизнеса или написание текста для продажи товара – непонятно.

Из своего опыта хочу сказать, что если клиент использует в переписке смайлики, значит ничего хорошего ждать от него не стоит. В большинстве случаев он таким образом хочет втереться в доверие, а потом получить то, что нужно (сайт, текст) бесплатно, обманув и не заплатив.

Так что не позволяйте себе таких вольностей и будьте более сдержанными.

Не используйте другой цвет шрифта, кроме как чёрным по белому

Идеальное письмо выглядит самым обычным образом – буквы написаны чёрным по белому, без красных, жёлтых, розовых вставок. Даже если вам этого хочется, и хочется сильно. Представьте себе, что вы печатаете на обычной печатной машинке на обычной бумаге.

Такое письмо, написанное аккуратными строчками, с выделенными абзацами, на самом деле будет смотреться по-деловому.

Старайтесь не перегружать письма файлами большого размера

Многие в первом же письме – знакомстве отправляют кучу ненужного мусора. Например, прайс, отдельный текст о себе, условия работы, бриф, фотографии и многое – многое другое.

Поверьте, не у всех клиентов есть такой отличный интернет, как у вас. И загружаться такие файлы могут часами. И это я говорю из своего опыта. Когда я только начинала работать в интернете, меня занесло в самую глухомань Алтайского края.

Интернет здесь был только с модема, который висел на проводе под потолком. И когда кто-то присылал мне в письмах кучу файлов, мне просто хотелось плакать, потому что грузились они невероятно долго, иногда по нескольку часов.

Теперь я никогда не делаю так сама. Если необходимо показать клиенту похожие статьи, я просто отправляю ссылки. Если он хочет получить прайс, я снова даю ссылку на мой блог. А заодно и почитать обо мне можно здесь же. удобно, просто, а главное – никаких проблем!

Используйте подпись для своих деловых писем

Обязательно указывайте:

  1. Свою фамилию и имя.
  2. Свой сайт.
  3. Телефон (при необходимости)
  4. Почтовый ящик.
  5. Skype или модный сейчас WhatsApp.

Всю эту информацию можно просмотреть беглым взглядом. И клиенту полезно, и вам огромный плюс.

Используйте для общения с клиентами специально созданный рабочий почтовый ящик

И не называйте его kisulya123 или sosuia. Думаю, что комментарии здесь просто излишне. У серьёзного и профессионального копирайтера должно быть серьёзное отношение к тому, что он делает.

Каюсь, мой почтовый ящик создавался наобум. И давным-давно, когда я даже думать не думала, что стану веб-райтером. Правда, это совсем не набор букв, а вполне себе приличное слово – валли с добавлением моего имени в самом начале.

Почему валли? Это персонаж одноимённого мультфильма, который я так и не смогла осилить досмотреть когда-то давно. Но имя оказалось для меня запоминающим. Вот так и получился nastya-valli.

Не бойтесь спрашивать

Кто, кроме клиента, знает, что именно ему нужно? Никто. Вы не ясновидящий человек, чтобы на расстоянии и уже заранее знать, о чём писать статью, во сколько тысяч символов уложиться, какие будут ключевые слова…

Поэтому обязательно спрашивайте. Раньше я тоже боялась написать письмо клиенту лишний раз – думала, что он сочтёт меня глупой и отдаст заказ кому-то другому.

Но потом ко мне пришла владелица блога о детях до года. Терять мне её не хотелось, тем более, что здоровье, да и вообще, всё, что связано с медициной – это моя излюбленная тема. И я пересилив себя, завалила женщину вопросами.

Когда всё было решено, а статьи написаны, это был, кстати, календарь беременности, она даже выплатила мне премию. За что? За то, что я оказалась не равнодушной к её сайту и вела с ней ежедневную переписку, спрашивая, как лучше для неё сделать те или иные тексты.

Так что не бойтесь – спрашивайте! Никто за это вас не съест. И даже клавиатуру не отберёт, поверьте.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Анастасия / автор статьи
Занимаюсь написанием статей для сайтов, в том числе и SEO-оптимизированных. Знаю, какие тексты нравятся поисковикам и как сделать, чтобы страницы попадали в ТОП. Обращайтесь, стоимость моей работы вполне умеренная.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Секреты работы копирайтера
Добавить комментарий

:) :D :( :o 8O :? 8) :lol: :x :P :oops: :cry: :evil: :twisted: :roll: :wink: :!: :?: :idea: :arrow: :| :mrgreen: